Zoals elk jaar op de derde dinsdag van september, werden afgelopen 16 september de plannen van de regering bekend gemaakt. Voor de evenementenbranche een spannend moment, want de presentatie van de definitieve werkkostenregeling, of WKR, was één van de agendapunten.

Hoewel de regeling inmiddels al vijf jaar loopt, is deze vanaf 1 januari 2015 voor alle werkgevers ook écht verplicht. En hoewel veel bedrijven nog niet op de nieuwe regeling zijn overgestapt, is één ding zeker: de werkkostenregeling gaat de organisatie van evenementen en bedrijfsuitjes beïnvloeden.

Wat is eigenlijk die WKR?

Jarenlang bestond er een grote janboel aan verschillende regels en wetten voor vergoedingen en verstrekkingen die werkgevers hun werknemers konden bieden. De WKR maakt het een stuk overzichtelijk door al deze regelingen in één collectieve regeling te bundelen.

De WKR houdt namelijk simpelweg in dat bedrijven zelf bepalen wat zij hun werknemers verstrekken of vergoeden, zolang dit maar onder de 1,2 procent van de totale fiscale brutoloonsom uitkomt. Mochten werkgevers bij de introductie van de WKR in 2011 hun werkgevers nog 1,4 procent van de totale fiscale brutoloonsom, de vrije ruimte, onbelast vergoeden en verstrekken, nu wordt deze vrije ruimte verlaagd naar 1,2 procent. Komt het vergoedde bedrag boven die grens uit, dan betaalt de werkgever 80 procent belasting over het extra uitgegeven bedrag, ook wel de eindheffing genoemd.

Met welke belangrijke wijzigingen moeten wij rekening houden?

• De vrije ruimte gaat van 1,5 procent naar 1,2 procent
• Voor producten uit het eigen bedrijf komt (weer) een vrijstelling.
• Voor computers, werkkleding, telefoons, gereedschap en dergelijke geldt dat de vergoeding of verstrekking onbelast is als de werkgever van mening is dat die voorziening noodzakelijk is voor het werk. Daarmee vervallen de huidige criteria van zakelijk gebruik van minimaal tien procent of negentig procent.
• Over het bedrag van de vergoedingen dat boven de vrije ruimte komt, betaal je tachtig procent belasting betalen via een eindheffing. Dat hoeft voortaan dus nog maar een keer per kalenderjaar.
• De fiscus maakt geen onderscheid meer tussen vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen.
• Feestelijke evenementen worden als beloning gezien en vallen daardoor onder de WKR. Wel zijn er uitzonderingssituaties.

Wacht even, dus niet alle evenementen vallen onder de WKR?

Nee, zeker niet. Wel moet het event dan aan een aantal voorwaarden voldoen. De plaats van het bedrijfsuitje bijvoorbeeld; het evenement wordt namelijk vrijgesteld als het volledig op de werkplek, dus in het eigen bedrijfspand of -terrein plaatsvindt en valt dus niet onder de WKR of vrije ruimte.

Kies je echter voor een externe locatie dan is het personeelsuitje belast. Je kunt dat doen door de kosten van het bedrijfsuitje als eindheffingsloon aan te merken en onder te brengen in de vrije ruimte. Over de kosten in deze vrije ruimte hoeft de werkgever dan geen loonbelasting/premie volksverzekeringen in te houden. Uitzondering hierop is wanneer het zakelijke karakter het feestelijke karakter overstemt. Denk hierbij aan een borrel met klanten. De kosten hoeven hierbij niet gesplitst te worden in zakelijke en consumptieve kosten. De consumpties zijn dan onbelast.

Zo zijn er meer van deze uitzondering te ontdekken, die ruimte laten voor onduidelijkheid maar ook mogelijkheden. Het is een grijs gebied en bij elk evenement moet dus ook kritisch naar deze uitzonderingsregels worden gekeken.