Ben jij degene die binnenkort een feest mag organiseren? En weet je niet zo goed waar je moet beginnen? Met onze checklist wordt jij een pro in het organiseren van events!

Wist je dat het voortraject net zo belangrijk is als het livemoment? We vertellen je graag waar je op moet letten in het gehele traject.

Stap 1: doel

Organiseer je een feest voor de gezelligheid of moet je rekening houden met een stuk educatie? Gaat het over een jubileum, een uitje om je collega's te belonen of een zakelijke bijeenkomst? Bedenk goed wat je doel is en hoe je dit wilt overbrengen op je gasten. Kom je er niet uit? Vraag eens aan de opdrachtgever wanneer hij blij is.

Stap 2: brainstorm

Nu je weet wat het doel is kun je aan de slag met het plannen van een datum, het uitzoeken van een geschikte locatie en het programma inhoudelijk vorm geven. Een goede datum hangt af voor welke doelgroep je het feest organiseert. Wist je dat er op donderdag de meeste evenementen worden georganiseerd? Het kan soms goed zijn om dan niet te kiezen voor deze dag.

Een geschikte locatie vinden is nogal een uitdaging. Wat je kan helpen is te kijken naar de doelgroep en het seizoen waarin je het event organiseert. Kun je het feest buiten houden of heb je een binnenruimte nodig? Is het een feest voor relaties, collega's of voor leveranciers?

Een aantal elementen kun je standaardiseren in een event zoals de ontvangst, een toespraak, een prijs die te winnen is. Al deze vragen bieden je een stramien voor het event.

Stap 3: let's organise

Je ideeën uit de brainstorm zijn goedgekeurd - let's organise! Bepaal welke mensen je nodig hebt voor een goed team. Verdeel taken en zorg dat je real time inzage hebt in de werkzaamheden en voortgang. Afhankelijk van de grootte van het event kun je bepalen hoe vaak een vergadering noodzakelijk is. Wist je dat wanneer je gebruikt maakt van Google Spreadsheet, Drop Box, Basecamp of een andere handige (online) communicatie tool, je 24/7 op de hoogte bent van het event? Handig!

Stap 4: let's promote

Zorg ervoor dat je helder en duidelijk communiceert over het event. Welke communicatiemiddelen gebruik je al? En kun je deze ook inzetten voor het event? Wij geloven in de mix. Zorg ervoor dat je zowel online als offline zichtbaar bent voor je doelgroep. Denk bijvoorbeeld aan spandoeken, posters, een Facebookbericht en een persoonlijke uitnodiging.

Stap 5: let's party

Met de hierboven genoemde tips en het draaiboek bij de hand organiseer jij een succesvol event. Vergeet niet om de afbouw op te nemen in je draaiboek. Vaak wordt het opruimen vergeten in een draaiboek.

Stap 6: The day after

Wij vinden dat een live evenement nog altijd de meest krachtige vorm van communicatie is. Uiteraard is de mix bepalend in het algehele succes. Om te bepalen of je het doel hebt bereikt kun je gebruik maken van een vragenlijst die je kort na het event verstuurt naar je gasten. Dit levert waardevolle input op. Wat kan de volgende keer anders of beter? Bespreek samen met de opdrachtgever de positieve punten en de leerpunten en noteer deze als naslagwerk voor een volgend event.

TIP
Vergeet niet om het gehele team te bedanken!

Met bovenstaande tips kun jij als 'eventpro' aan de slag met de organisatie van je event. Kom je er nog niet helemaal uit? Je kunt ons vrijblijvend bellen voor advies.